文書と蔵書管理の自衛術

　震災の影響でデータセンターが売れている。
http://news.goo.ne.jp/topstories/business/359/8b3e4c92a303482069b1b9830c124766.html
自社サーバーや保管庫に重要書類や顧客情報、文書を格納するだけでは、自社が被災した後の復旧に多大な困難がある。企業はBCS（business continuity plan＝事業継続計画）を立案して、常時非常事態に備えておくことが必要なのことは言うまでもない。

　飜えって、中小企業や自営業、個人はどうすれば良いのであろうか？
　同様なことは可能であろうか？

　最低限の事業継続計画を立案するのは必要だと思う。自社の立地がどのような災害にあるかをケース分けすることから始めよう。
　地震、洪水、火災が国内の三大ハザードである。特に洪水は地理的ロケーションでほぼ可能性が予測できる。これを対策に組み込むかどうかを自治体ハザードマップで検証しておこう。
　ＩＴだけにしぼっていえば、比較的簡単であろう。対策パーソナルクラウドを考ええればいい。重要データの保管を自社以外の場所に保管する仕組みをもてば、それだけで災害復旧はかなりはかどるはずだ。それに、データセンターはやや過剰な負担と感じる会社や個人も多いであろう。

　で、お勧めはDocuWorksである。このソリューションの利点は二つである。

１）スキャナーがあれば即座に開始できる
２）アナログな記録（伝票やｆａｘなど）もデジタルもまとめて管理できる

　既に紙でしか残っていないような資料や図書もまとめて管理できるのがメリットである。しかも絵姿やイメージの輪郭が「デスクトップ」に表示できるので扱いやすい。

被災後の回復はネットとビューアさえあれば即座に閲覧できる（つまり、スマートフォン一つで閲覧は可能になるわけだ）
　業務で使いに際しての前提も二つである。

第一に、バックアップの体制とビジネスルールを決めておく。誰がどのタイミングで何をDoucWorks化するか、という手順である。
第二にパーソナルストレージサービスを確保する。格納時には当然であるが機密データにはPWロックをかけておこう。

　バックアップの作業は当初は負担であろう。スキャンしてパスワードロックして、ネットに接続して、格納するのだから。しかし習慣付けてしまえばいいだけだ。被災時復旧だけのためだけでなく、それを外回り営業でも活用するなどして、他の業務へ組み込みを積極的に進めればよい。
ストレージサービスは、はじめは無料なサービスでもよい。まずは始めることが肝心である。

DocuWorks 7.2 日本語版 / 1ライセンス基本パック